Digitalna računovodska zmeda

Digitalna računovodska zmeda

 

Priznam, da me ob knjiženju pogosto prešine misel – pa dobro no, kam smo prišli Govorim o delu računovodij in tem, da se obseg dokumentacije, ki jo obdelujemo nikakor ne zmanjšuje, temveč ravno nasprotno – se povečuje. Povečuje se število računov, število transakcij in vsega pripadajočega, vedno več je raznih parametrov in pragov, ki jih moraš kot računovodja spremljati. In ob tem naj bi bilo vse to vključeno v ceno naših storitev. Le kako, če pa je poslovanje 5x bolj kompleksno, kot je bilo.

Naj podam konkreten primer

Trgovina – maloprodaja- je iz vidika dokumentacije »proizvedla« 25 dnevnih iztržkov, 10 pologov in 4 nakazila banke za kartice. Sedaj so se po lockdownu odločili, da ne bodo več tvegali popolnega izpada prihodkov in hkrati skušali ujeti naraščajoč trend spletne prodaje. Klik, klik, klik – in že je postavljena spletna trgovina, objavijo še par oglasov ali najamejo influencerja in prodaja steče. Vse lepo in prav… Ob tem seveda tudi vprašanje za računovodstvo: »Kaj pa moramo zdaj vam dostavljati?« In potem izvozijo slike zaslonov, iz sistema poberejo CSV datoteke… »bo to OK?«…in ja, mimogrede – včeraj je ena stranka želela predračun »na firmo«, smo uvedli še te opcije… Odgovor računovodje je običajno: »Ja, pošljite nam dnevne ali mesečne izpise poslovanja, pa potrebovali bomo posebej tudi račune izdane davčnim zavezancem… in glejte da bodo označeni tudi načini plačila«…Ok, ni problema.

Prva runda dokumentacije

Tako le dobimo prvo rundo dokumentacije. Seveda – pol zadev manjka. Hkrati je stranka odprla še Paypal business račun in imajo sedaj (vsaj) 4 načine plačila- s kartico prek spleta, po predračunu, po povzetju in torej na novo še paypal… ravno zadnjič pa so tudi videli, da je zdaj popularen tudi povsem svež FinTech (FinTech je kratica za Finančno tehnološka podjetja – pogosto so tudi plačilni posredniki).

Vas zanima večja učinkovitost?

Pravila skrbnega računovodstva

Kot nam narekujejo pravila skrbnega računovodenja (saj veste, SRS, PSR…) je potrebno vse te poslovne dogodke vzeti resno in jih obravnavati z vso skrbnostjo. V nasprotnem primeru kaj hitro naletimo na »digitalno računovodsko zmedo« - poimenujmo to DRZ. In kaj je DRZ? Gre za situacijo, ko imaš en kup prodaj, predujmov, vračil, reklamacij in dobropisov, razpršenih in poravnanih po množici načinov plačila. Pri tem gre kompleksnost poslovanja tukaj praktično v nebo, gordijskega vozla pa ne razvozla niti najbolj ziclederska računovkinja v 10 urah buljenja v evidence. DRZ je tudi ogromen trn v peti vodje računovodskega servisa, ko skuša te ure nekako zaračunati stranki – in ko iz druge strani doživi eksistencialni šok, da toliko več dela pa nikakor ne more biti – saj se jim skoraj nič niso dvignili prihodki. Podjetnik še ni zbral za novega X6, še kar vozi tistega uvoženega iz Nemčije, letnik 2017 – le kako bi potem lahko bil tak preskok v računovodskem strošku.


Kakšne možnosti ima računovodja

Računovodja ima v tej situaciji ene 2 pametni možnosti (in nekaj ne prav pametnih).

Prva (pametna) je, da bistveno poenostavi obdelavo celotnega poslovanja. Knjiži kumulativno, odprte postavke zapira zbirno, v posebnosti (vračila, dobropise, napake) se niti kaj dosti ne spušča in ob tem zavestno (s priglasitvijo podjetnika) sprejme tveganje, da vse pač ne bo »tip-top«, da so možna odstopanja na ene petih koncih in da se zna zgoditi, da se kaj spregleda (kakšen dobropis, morda račun-torej prihodek). Ampak – kaj čmo. Je to pametno? No ja – je morda vsaj življenjsko v primerjavi z naslednjo varianto.  

Tej torej sledi ne-življenjska in ne prav pametna opcija… da se računovodja post-festum loti obdelave dokumentacije, pregleda vse evidence, prodaje, dobropise, promete; v excel uvozi vse CSVje – in to po ene 3 datoteke za vsako plačilno sredstvo – križno preveri morebitna odstopanja in podvajanja. Mogoče se prebije in zadeve razčisti. Do naslednjega meseca. Močno dvomim… vsekakor ne za neko razumno ceno.

Ostane torej še neka tretja možnost – kjer, če se še enkrat naslonom na PSR (torej kot neločljiv del Slovenskih računovodskih standardov) – zadeve že preventivno zastavi skrbno, sistematično in pregledno. Edini način, da v sodobnem računovodstvu to naredimo je, da si pri tem pomagamo tudi s tehnologijo. K sreči obstajajo orodja, ki nam te zadeve olajšajo – seveda ob predpostavki, da tudi poslovni model podjetnika dodobra premislimo in njegov odsev v računovodstvu tudi primerno zastavimo. Pričakovano to pomeni večji obseg knjiženje in vodenja evidenc – vendar ravno zaradi avtomatizacije to ne pomeni hkrati tudi več dela. Pomeni manj dela, učinkoviteje in s končnim rezultatom večje preglednosti in doslednosti. Še bolj konkretno to pomeni – najprej - da skušamo poslovno-računovodske programe do neke smiselne točke povezati – ali s souporabo programov ali s kakšno drugo obliko integracije. Način je odvisno od dejavnikov tako na strani podjetnika kot računovodje. Drugo, da kot računovodsko usmeritev sprejmemo, da plačilne načine obravnavamo posamično, torej kot promet na TRR. In tretje da za podatke o plačilnem prometu v največji možni meri tudi povežemo z našim računovodskim programom. Slednje vsaj v obliki uvažanja datotek o prometu (kot to izvajamo pri TRR klasičnih bank).

Za učinkovitost sta ključna 2 koraka

Ravno korak 2 in 3 sta ključna – pomenita namreč vzpostavitev točnih evidenc, zapiranje postavk, lažje usklajevanje »problematičnih« zadev in odpravo napak ter eksaktno pripoznavanje vseh računovodskih kategorij (predvsem prihodkov, pa tudi odhodkov ter terjatev in obveznosti).

Torej, računovodje – pripravite se – poslovanje prek spleta je tu, da ostane in se širi. Prav tako nas podjetniška inovativnost znova in znova sili v seznanjanje z novimi tehnologijami, rešitvami in poslovnimi modeli. Naloga računovodij pa je, da se na to pripravimo vse to tudi računovodsko pravilno obravnavamo. Nihče ne želi do vratu obtičati v blatnem DRZ.

logo
ZNAJDI SE informatika d.o.o., 
Humekova ulica 19, 8270 Krško, Slovenija

Naj DIGITALNO postane UČINKOVITO

Najdete nas: