Računovodski servisi so tako kot ostale organizacije podvrženi nenehnim spremembam – v zadnjih letih še posebej v znamenju digitalizacije. Vendar kot sem že v članku o Digitalni računovodski zmedi opredelili – sama digitalizacija poslovanja (podjetnikov in tudi računovodij) še ne pomeni večje učinkovitosti. Kaj so torej osnovni koraki, ki jih morajo računovodje narediti za večjo produktivnost?
Osnove produktivnosti in dejavniki v računovodstvu
Tema je zelo obsežna in je treba začeti povsem na začetku – zakaj sploh prihaja do neučinkovitosti oziroma kje tičijo razlogi za potrebo po dvigu produktivnosti. Po mojem mnenju lahko enega ključnih razlogov najdemo, če odpremo katerikoli učbenik ekonomskih ali podjetniških predmetov. To je konkurenca. Panoga računovodij je namreč zelo razgibana in izkušeni računovodje pogosto dajemo pronicljive ugotovitve »kako je v naši panogi«… Olepšano povedano – je konkurenčno. Lahko temu rečemo prosta konkurenca, lahko agresivna, celo nelojalna – ampak dejstvo je, da v smislu ponudbe in povpraševanja, panoga nikakor ni dolgočasna.
Sami ekonomski teorijo lahko takoj dodam še vidike modernizacije in sprememb v zadnjih leti. Kot v uvodu zapisano – ja, svet postaja skoraj popolnoma digitalen. V precej bližnji prihodnosti najbrž bo bržkone vsak podjetnik vsaj del posla postavil v spletni, digitalni obliki – in to bo vse vplivalo tudi na računovodje… Sploh kadar bo tudi fakturiranje ali plačilni promet podjetnika potekal avtomatsko, elektronski itd.
Temelji produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu
V takšnem okolju morajo računovodski servisi postaviti dobre osnovo za svojo produktivnost in učinkovitost (avtomatizacijo) – to so po moje temelji
- Prilagoditev poslovnih procesov,
- Digitalizacija poslovanja,
- Pretvorbe in uvažanje,
- Programi in sistemi.
Sedaj bom najprej nekaj pozornosti posvetili področju Prilagoditve poslovnih procesov, v prihodnje pa preostalim vidikom.
Mimogrede – točno ta tematika bo tudi del BREZPLAČNEGA SEMINARJA, ki ga pripravljamo v DECEMBRU. To je posebej primeren trenutek, ko si postavljamo novoletne zaobljube – in mislim, da mora vsak računovodja začeti ukrepati v tej smeri. Kdaj ne, če sedaj?
V takšnem okolju morajo računovodski servisi postaviti dobre osnovo za svojo produktivnost in učinkovitost (avtomatizacijo) – to so po moje temelji
Tako le dobimo prvo rundo dokumentacije. Seveda – pol zadev manjka. Hkrati je stranka odprla še Paypal business račun in imajo sedaj (vsaj) 4 načine plačila- s kartico prek spleta, po predračunu, po povzetju in torej na novo še paypal… ravno zadnjič pa so tudi videli, da je zdaj popularen tudi povsem svež FinTech (FinTech je kratica za Finančno tehnološka podjetja – pogosto so tudi plačilni posredniki).
Prilagoditev poslovnih procesov
Poslovni procesi seveda potekajo v vsaki organizaciji, podjetju – tudi pri podjetniku po posamezniku, torej tudi v vseh računovodskih servisih. Gre za neke postopke, naloge, procedure, ki jih izvajamo – kakor smo si pač zastavili potek dela. Ali smo si jih zastavili zavestno in sistematično, ali enostavno »tako delam«, je pa potem že drugo vprašanje. In ravno to je lahko tudi ključna razlika med produktivnostjo in neproduktivnostjo. Delo »ad-hoc« oziroma je lahko učinkovito le do določene mere. Na neki točki pa je potreben premislek o tem kaj, zakaj, kako in kdaj nekaj delamo. Kako izvajamo naloge, kako poteka naša storitev, kaj je pri tem avtomatiziranega, uporabljamo kakšne standardizirane postopke, obrazce, maile…
Faze prilagajanja poslovnih procesov
Pri tem gre v bistvu za več faz prilagajanja poslovnih procesov:
- Ugotavljanje in opredeljevanje obstoječega stanja,
- Priprava in uvajanje sprememb,
- Ocena napredka in nadaljevanje izboljšav.
V prvi fazi je torej treba ugotoviti kakšno je obstoječe stanje. To v osnovi pomeni opazovanje in beleženje, kako poteka posel, kaj so kakšni postopki, procedure – kako delamo, kako izvajamo storitve. Kot sem v knjigi (Z)NAJDI SE v podjetništvu poimenoval ta korak »Opazuj in beleži«.
Že na tej točki se lahko tudi opredeli kakšna zadeva, ki bi jo bilo še dobro početi.
Naslednji korak priprave in uvajanja sprememb v bistvu pomeni, da izboljšamo obstoječe stanje. Delček po delček ugotovimo, kaj bi bile možne izboljšave in jih tudi uvedemo. Torej začnemo delati »po novem« - s temeljito presojo kaj je smiselno, kako bi bilo bolj učinkovito, česa sploh ni potrebno delati in kaj je – v duhu novosti in sprememb – postala nuja tudi za nas.
Na koncu pa se zavedati, da vendarle to ni enkraten in zaključen proces – temveč bolj »krožna zadeva, kajti znova in znova je treba spremljati in ocenjevati tudi napredek in nadaljevati z izboljšavami. To pomeni, ni nič zapisano v beton, temveč delujemo po sistemu ob tem pa imamo ves čas pred očmi, da skušamo procedure in poslovne procese še izboljšati.
Če povzamem – torej pomeni prilagoditev procesov to, da posodobimo svoj pogled na način, kako izvajamo storitve, delovne naloge in kako zadeve tečejo v našem poslu. To vključuje tudi proučevanje sodobnih trendov, sprememb v panogi, potrebe strank in kaj prinaša tehnološki napredek. Vse to sistematizirano tudi uvajamo v dejanskem izvajanju naših opravil in storitev ter ves čas tudi iščemo dodatne priložnosti za izboljšave.
To je eden od temeljev na poti večje produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu. Brez tega niti ne moremo vedeti, česa se sploh lotevamo in kaj potrebujemo.
Še precej bolj razširjeno bo tematika obdelana na seminarju, ki bo potekal 13.12.2022 ob 17:00 v ljubljanskem ABC HUB (BTC).
